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A manutenção dos documentos de arquivo nos locais onde foram acumulados obedece ao princípio da ordem original.
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De acordo com o princípio da proveniência, os documentos originados das atividades de uma pessoa jurídica devem ser agrupados separadamente daqueles originados das atividades de outras pessoas jurídicas.
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Um documento de arquivo deve, inicialmente, ser submetido ao processo de fase corrente; em seguida, esse documento deve ser digitalizado e, após cinco anos, transferido ao arquivo permanente.
Muitos arquivos têm grande parte de seus acervos danificados, pois os cuidados restringem-se ao controle de insetos, por meio de inseticidas que são tóxicos e que agridem o papel. Para evitar problemas futuros nos arquivos, recomenda-se desenvolver um programa de preservação que deve ser iniciado pelo controle preventivo de agentes patogênicos.
Para isso, o programa de preservação deverá ser desenvolvido com a adoção do seguinte procedimento:
Os documentos de arquivo exigem cuidados específicos para não se deteriorarem. A luz direta, o ar seco, a umidade e a oscilação de temperatura são fatores prejudiciais aos documentos.
Considerando-se que a umidade relativa do ar, no interior de um arquivo, encontra-se entre 70% e 90%, o que pode acontecer com os documentos?