Questões de Concurso

Em um setor de protocolo, uma servidora recebeu uma pasta contendo documentos digitalizados que deverão ser encaminhados para diferentes unidades do órgão. Antes do envio, ela precisa organizar os arquivos, preservar os documentos originais e reduzir o tamanho do conjunto para facilitar a transferência por e-mail institucional. Durante essa atividade, ela realizou as seguintes ações.

- criou novas pastas para separar os documentos por assunto;
- alterou o nome de alguns arquivos para seguir o padrão definido pelo setor;
- reuniu a documentação em um único arquivo compactado para envio;
- depois extraiu esse conteúdo em outra pasta apenas para conferir se todos os arquivos estavam presentes e acessíveis.

Considerando o funcionamento usual do Microsoft Windows e as práticas administrativas descritas, assinale a alternativa correta.

Durante a preparação de um processo administrativo eletrônico, uma assistente organizou documentos em um computador do setor, revisou um ofício em um editor de textos, digitalizou documentos assinados, imprimiu a versão final para conferência e armazenou cópias tanto na pasta da unidade quanto em um serviço de armazenamento em nuvem utilizado pelo órgão. Com base nessa situação e nas funcionalidades normalmente encontradas em ambientes de trabalho, analise as afirmativas.

I. A utilização de recursos de revisão em um editor de textos pode auxiliar na identificação de erros ortográficos e na realização de ajustes antes da impressão da versão definitiva.
II. Ao salvar um documento em um serviço de armazenamento em nuvem, o arquivo deixa automaticamente de existir no computador em que foi criado, permanecendo disponível apenas pela internet.
III. A digitalização de um documento em papel produz, necessariamente, um arquivo que pode ser editado como texto, dispensando ferramentas adicionais para reconhecimento de caracteres.
IV. A impressão de um documento depende, obrigatoriamente, de que ele tenha sido armazenado em um serviço de nuvem antes do envio à impressora.
V. Um documento salvo em armazenamento local pode, posteriormente, ser copiado ou enviado para um serviço de armazenamento em nuvem, conforme a necessidade da rotina administrativa.

Está correto o que se afirma em:

Durante a elaboração de um relatório para apresentação dos resultados de um programa institucional, uma servidora utilizou uma planilha eletrônica para organizar os dados e, posteriormente, preparou uma apresentação de slides para expor as informações em uma reunião. Para isso, aplicou recursos comuns dos programas de escritório. Baseado neste cenário, complete corretamente as lacunas do texto a seguir.
Para identificar o menor valor de um conjunto de dados, pode-se utilizar a função ____________. Quando o objetivo é exibir somente registros que atendam a determinado critério, utiliza-se o recurso de ____________. A divisão da planilha em posições destinadas à inserção de informações ocorre pela interseção entre ____________ e colunas, formando as ____________. Em uma apresentação eletrônica, a representação visual de dados numéricos pode ser feita por meio de ____________, enquanto cada página da apresentação corresponde a um ____________.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas.

Uma servidora de um órgão público recebeu, em seu correio eletrônico institucional, uma mensagem aparentemente enviada por um fornecedor que mantinha contrato com a instituição. O e-mail informava a necessidade de atualização cadastral e continha um link para preenchimento de um formulário, além de um arquivo anexado denominado "Comprovante_Atualizado.pdf.exe". Antes de qualquer ação, a servidora consultou o endereço eletrônico oficial do fornecedor, organizou a mensagem em uma pasta específica para análise e comunicou o fato ao setor responsável pela segurança da informação. Considerando as boas práticas de uso da internet, do correio eletrônico e de proteção da informação em rotinas administrativas, assinale a alternativa correta.

Em determinado órgão público, uma assistente administrativa iniciou o expediente recebendo cidadãos no balcão de atendimento, registrando solicitações encaminhadas por telefone e por correio eletrônico, protocolando documentos entregues presencialmente e acompanhando processos administrativos em tramitação. Ao longo do dia, também atualizou planilhas de controle de prazos, elaborou um comunicado interno, encaminhou documentos à unidade competente e organizou processos físicos e eletrônicos para facilitar sua localização quando solicitados. Com base nessa situação e nas rotinas administrativas normalmente adotadas, assinale (V) para as afirmativas verdadeiras ou (F) para as falsas.

(__) O atendimento prioritário restringe-se às pessoas com idade igual ou superior a sessenta anos, não alcançando outros públicos previstos na legislação.

(__) O protocolo tem a finalidade de registrar o recebimento ou a expedição de documentos, contribuindo para o controle de sua movimentação administrativa.

(__) A autuação consiste na formação de um processo administrativo a partir da reunião organizada de documentos relacionados a determinado assunto.

(__) A juntada corresponde ao ato de anexar documentos ou peças a um processo, conforme a necessidade de sua instrução.

(__) O encaminhamento de uma solicitação à unidade competente pode ocorrer após seu registro, favorecendo o acompanhamento da demanda durante a tramitação.

(__) O arquivamento de documentos e processos busca facilitar sua localização, preservação e recuperação quando necessária à atividade administrativa.

(__) Comunicações administrativas simples devem apresentar linguagem clara, objetiva e adequada à finalidade institucional.

(__) O atendimento por telefone, por meio eletrônico e de forma presencial pode exigir o registro das informações essenciais para possibilitar o adequado acompanhamento da solicitação.

(__) O preenchimento de planilhas destinadas ao controle de prazos constitui atividade incompatível com a gestão administrativa de documentos e processos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.