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Um dos propósitos do programa de gestão de documentos é o estabelecimento de estruturas e procedimentos apropriados à operação arquivística, em função da produtividade e eficiência do serviço dentro da administração.
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A idéia de que os documentos arquivísticos podem cumprir um ciclo de vida teve pequena repercussão na arquivologia brasileira.
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O crescimento e a diversificação das atividades da administração pública traduziram-se no aumento das necessidades de informação dentro do aparelho governamental e, paralelamente, na geração de crescentes volumes de documentos.
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O formato dado a um documento de arquivo é o fator que determina o uso e o destino de armazenamento futuro desse documento.
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Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.